ניהול תזרים מזומנים: שלב אחר שלב
מהו תזרים מזומנים? כלי פיננסי תומך ניהול, המאפשר חיזוי של המצב הכלכלי העסקי תוך תיאור התקבולים והתשלומים של העסק. ובכך, מאפשר קבלת החלטות נבונה יותר, תכנון עתידי, ומציאת פתרונות מבעוד מועד לאתגרים הפיננסים איתם העסק מתמודד.
כאשר באים לבחון את סוגי ההחלטות שבעל העסק צריך לקבל לגבי תזרים המזומנים, חשוב להבין שבסופו של דבר, ניהול תזרים מזומנים תקין אמור לתמוך בבעלי עסקים בבואם לקבל החלטות עתידיות כגון:
- תחזית הגבייה שלי
- למי מהספקים שלי אני משלם ומתי?
- איזו התחייבות אני מסוגל לקחת על עצמי (אם בכלל), בהתחשב בתחזית תזרים המזומנים ?
- או לענות על השאלה המוכרת: מה יהיה מצבי בבנק מחר? בעוד חודש ?
תהליך בניית תזרים מזומנים:
בניית תזרים מזומנים יכולה להתבצע בטבלת אקסל פשוטה או בתוכנת תזרים מזומנים. אך, בכל האופציות הוא צריך להבנות עפ"י השלבים הבאים :
שלב א' – רישום ותיעוד ההתחייבויות
התחייבויות: מוגדרת ככל הכנסה או הוצאה שוטפת, אשר גם הסכום וגם התאריך שלה ידועים – בעיקר צ'קים לספקים או ומלקוחות. יש לציין, כי על שלב זה להתבצע ברמה ביומית, וכי יש חשיבות גדולה לרישום ולתיעוד עקביים של תנועות אלו, היות שהן מהוות את הבסיס להמשך בניית התזרים.
שלב ב' – הזנה של כל התנועות הקבועות
הזנה של כל התנועות הקבועות במערכת. תנועות אלו כוללות בעיקר הוצאות שוטפות קבועות של העסק והחזר הלוואות לבנקים. יש לציין, כי כחלק מניהול תזרים המזומנים, על בעל העסק לסקור את ההוצאות הנ"ל באופן שוטף במטרה להגביר את הבקרה על הוצאות העסק ולוודא שלא חסרות הוצאות בתחזית. במקביל יש לזכור שבהכנת תזרים מזומנים מומלץ להרכיב "משקפיים שחורות" ובכל הוצאה עתידית יש לקחת כצפי את הסכום הגבוהה (או בהכנסות את הסכום הנמוך).
שלב ג' – ביצוע התאמת בנק לנתונים
מרכיב חשוב ביותר של הניהול ובקרה אחר תזרים המזומנים.
פעולת התאמת הבנק משווה את הנתונים ההיסטוריים בגיליון ה-excel בתוכנה הייעודית לדפי הבנק.
לביצוע פעולה זו באופן שוטף יתרון כפול:
- סקירה של דפי הבנק, השוואתם לנתונים במחשב ואיתור תנועות שעברו בבנק אך לא נרשמו במחשב מאפשרת גילוי של טעויות ונתונים חסרים בתזרים(ולכן שלב זה צריך להתבצע בתדירות גבוהה ככל האפשר). כמו כן, סקירת דפי הבנק משפרת את הבקרה של בעל העסק על הנעשה בחשבון. בחלק מהתוכנות, ההתאמה מתבצעת אוטומטית .
- בסיום התאמת הבנק, היתרה הנוכחית במחשב חייבת להתאים ליתרה בדף הבנק. אלא אם, ישנם צ'קים או הוצאות שטרם הופקדו בבנק. אין לגרוע את אלה מהתזרים כי בסופו של דבר הספק יפרע את הצ'ק.
שלב ד' – רישום הגבייה הצפויה מלקוחות
בשלב זה מוזנת הגבייה הצפויה של החשבוניות הפתוחות מלקוחות. יש לזכור להפעיל מקדם בטחון – לדג', אם אני אמור לקבל העברה בנקאית בתאריך ה-15 לחודש ארצה להוסיף מספר ימים נוספים מתאריך הפרעון – אותן "משקפיים שחורות".
שלב ה' – רישום תחזיות הכנסות והוצאות אחרות
כולל את הזנת הנתונים שלא הוזנו בכל השלבים הקודמים. עם תנועות אלו ניתן למנות תשלום/ החזר מע"מ מיוחד שלא נכלל קודם לכן, מקדמה צפויה מלקוח/ לספק ועוד. החשיבות של שלב זה הנה בהיותו השלב האחרון לפני קבלת ההחלטות. לכן, יש לוודא כי קיימת שלמות של הנתונים שעליהם מסתמכים לצורך קבלת החלטות.
שלב ו'- רישום התשלום הצפוי לספקים ותשלומים אחרים
שלב ההחלטה וההזנה של התשלומים המתוכננים לספקים, משיכות בעלים והוצאות אחרות, כפונקציה של התזרים (על פי הנתונים שנאספו בכל השלבים הקודמים).
בהתייחס לשלבים בבניית תזרים המזומנים, ראוי להדגיש כי הם מהווים חלק מתהליך רציף ושיטתי של בקרה וחיזוי תזרים המזומנים.
אין די בביצוע השלבים באופן חד פעמי, יש להטמיע את תהליך התיעוד והניהול של תזרים המזומנים כתהליך מרכזי בעסק, זהו תהליך מעגלי החוזר על עצמו כל יום או אחת למספר ימים – תלוי במספר הפעילויות בעסק.
מעבר לשימוש בתוכנות, ניהול תזרים מזומנים תקין מחייב עבודה שיטתית על פי נהלים מוגדרים: הגדרה של תפקידים (מי מזין את הנתונים, מי מבצע התאמת בנק, מי רשאי לכתוב שיקים וכדומה), סדר פעולות ותדירותן.
אם אין אחראי זה לא מתבצע !
עבודה נכונה תחסוך זמן, תצמצם את האפשרות לטעויות ותגדיל את הסיכוי להטמעה מוצלחת של תהליך ניהול תזרים המזומנים.
אנו בשילובים מתמחים בניהול נכון ועקבי של תזרים מזומנים המשמש כ"יד על הדופק" ומאפשר לבעל העסק (מעבר לקבלת החלטות שוטפות) לזהות בהקדם קיומה של בעיה הדורשת ייעוץ והכוונה מבעלי מקצוע מיומנים.
לסיכום, הטכניקה של ניהול תזרים מזומנים, כוללת מצד אחד תיעוד שיטתי ובדיקה (דרך התאמת הבנק) של תנועות הקיימות במערכת, ומצד שני – יצירת תחזיות שוטפות לגבי הגבייה הצפויה מלקוחות, המכירות העתידיות, ההשקעות ואופן מימונן ועוד.
חשוב להדגיש, כי העיסוק בחיזוי אירועים עתידיים מחייב יצירת אומדנים והנחות אשר מטבעם אינם מדויקים . אנו ממליצים להשאיר את האופטימיות בהכנת התזרים בבית , על מנת שנוכל להתכונן לאתגרים התזרימיים מבעוד מועד.
צרו עמנו קשר עוד היום לטובת קבלת טבלת האקסל הנ"ל !